株式会社LEAD GROWTHのファンと申します。
特定技能外国人の採用では、内定後に手続きが進まない、候補者と連絡が取れなくなる、入社前に辞退されるといった問題が起こることがあります。
一方、企業側の採用計画の変更や説明不足により、候補者を長期間待たせた後、採用を中止せざるを得なくなるケースもあります。
こうしたトラブルは、企業と候補者の双方にとって大きな負担になります。採用コストや時間を無駄にしないために、企業が確認すべき6つのポイントをご紹介します。
前編では、採用を決定する前後に重要な3つのポイントを取り上げます。
- 採用条件を社内で明確にする
募集を始める前に、次の条件を社内で整理しておくことが重要です。
- 仕事内容と勤務地
- 基本給、残業代、手当、賞与
- 勤務時間と休日
- 住居費、光熱費、通勤費
- 採用人数
- 入社希望時期
- 必要な日本語レベルと技能
- 受入れ後の支援体制
面接後に条件を変更すると、候補者の不安や辞退につながります。求人票、面接時の説明、雇用契約書の内容に違いがないか、事前に確認しましょう。
- 採用の判断と社内承認を早めに行う
「採用する可能性が高い」という曖昧な状態で、候補者に書類の準備を求めるのは避けましょう。
候補者は、採用の連絡を受けると、現在の勤務先への退職相談や引っ越しの準備を始める場合があります。その後に採用を中止すると、候補者の生活に大きな影響を与えます。
面接後は、次の点を早めに確定することが大切です。
- 採用人数に変更がないか
- 配属先の受入れ準備ができているか
- 給与や住居などの条件が確定しているか
- 経営者や責任者の承認を得ているか
- 希望する入社時期に受入れが可能か
社内承認が完了した後、採用通知書や雇用契約書を発行しましょう。
- 関係者の役割と連絡窓口を明確にする
特定技能外国人の採用には、受入れ企業、職業紹介会社、登録支援機関、行政書士など、複数の関係者が参加することがあります。
関係者が多いほど、誰が何を担当しているのか分かりにくくなり、連絡の遅れや認識の違いが起こりやすくなります。
手続きを始める前に、次の役割を明確にしましょう。
- 候補者との連絡担当
- 必要書類を案内する担当
- 在留資格申請の担当
- 申請状況を管理する担当
- 住居や生活支援を準備する担当
- 問題が起きた際の責任者
候補者にも連絡窓口を伝え、質問がある場合に誰へ連絡すればよいか分かる状態にしておくことが大切です。
まとめ
特定技能外国人の採用を円滑に進めるには、採用条件、社内承認、担当者の役割を事前に明確にする必要があります。
曖昧な状態で手続きを始めると、企業と候補者の双方に負担がかかります。採用決定後の変更を減らすためにも、まずは社内の受入れ体制を整えましょう。
後編では、採用決定後から入社までに企業が行うべき3つのポイントをご紹介します。
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