株式会社LEAD GROWTHのファンと申します。
前編では、特定技能外国人を採用する際に重要な「採用条件の整理」「社内承認」「担当者の明確化」についてご紹介しました。
採用を決定しても、在留資格の申請や入社準備が順調に進むとは限りません。候補者を長期間待たせたり、十分な説明をしなかったりすると、不安を感じた候補者が別の企業を選ぶ可能性もあります。
後編では、採用決定後から入社までに企業が行うべき3つのポイントをご紹介します。
４．手続きの進捗を定期的に共有する
在留資格の申請には一定の時間がかかります。審査期間中に連絡がないと、候補者は「本当に採用されるのか」「手続きは進んでいるのか」と不安になります。
企業または担当者は、次の内容を定期的に共有しましょう。
- 必要書類の準備状況
- 在留資格申請の提出日
- 現在の手続き状況
- 追加書類の有無
- おおよその審査期間
- 今後の予定
- 入社予定日の見通し
進捗がない場合でも、「現在審査中です」と伝えるだけで、候補者の安心感は大きく変わります。
５．入社日が確定するまで丁寧に説明する
候補者に対して、在留資格やビザが許可される前に、現在の仕事を辞めるよう求めることは避けましょう。
次の項目が確定するまでは、入社日が変更される可能性があることを説明する必要があります。
- 在留資格の審査結果
- ビザの発給
- 住居の準備
- 入社日と勤務開始日
- 来日または引っ越しの日程
候補者が早く退職した場合、入社まで収入がなくなる可能性があります。候補者の生活への影響も考え、確定している情報と未確定の情報を分けて説明しましょう。
６．計画変更が生じた場合は早急に対応する
経営状況や受注状況の変化により、採用人数や入社時期を変更せざるを得ない場合もあります。
その際は、候補者への連絡を先延ばしにせず、できるだけ早く状況を説明しましょう。
- 変更の理由
- 採用を継続できるか
- 入社時期を変更する場合の見通し
- 雇用条件に変更があるか
- 関係機関への連絡や手続き
- 代替案を提示できるか
採用の中止が必要な場合も、候補者が次の仕事を探せるよう、速やかで誠実な説明が求められます。
対応が遅れると、候補者との信頼関係だけでなく、紹介会社や登録支援機関との関係、将来の外国人採用にも影響する可能性があります。
特定技能外国人の採用では、採用を決定することがゴールではありません。
入社まで定期的に状況を共有し、未確定事項を正しく説明し、変更があれば早急に対応することが重要です。
企業の丁寧な対応は、候補者の不安や辞退を減らし、入社後の信頼関係づくりにもつながります。
特定技能外国人の安定した採用と定着のために、次の6点を改めて確認してみてください。
- 採用条件を社内で明確にする
- 採用の判断と社内承認を早めに行う
- 関係者の役割と連絡窓口を明確にする
- 手続きの進捗を定期的に共有する
- 入社日が確定するまで丁寧に説明する
- 計画変更が生じた場合は早急に対応する
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