LEAD GROWTHの島田です。
前回のコラムでは導入３ヶ月で454.7時間分の業務時間の削減に成功したRPA導入の成功事例について記載をしました。
今回のコラムでは、RPAの導入の際に必要な４者について記載をします。
これからRPAの導入を検討されている会社様は是非ともご参考ください。
（１）RPA導入プロジェクトのリーダー
RPAの導入は、ただ単にシステムを導入して終わりなのではなく、同時に業務改善・業務効率向上・業務ルールの改定などを行なっていくプロジェクトです。
このプロジェクトを完遂させるには、社内の重要人物を複数名を巻き込み、期限設定や社内のルールの変更を行いながら、業務の遂行をしていかなければなりません。
そのため、このプロジェクト全体をリードしていくプロジェクトリーダーが必要になります。
（２）部門横断でECRSの判断ができる部門リーダー
「ECRS」とは改善の４原則である
・Eliminate（排除）
・Combine（結合と分離）
・Rearrange（入替えと代替）
・Simplify（簡素化）
の頭文字を取ったものです。
RPAの導入をするメリットは定型業務が自動化でき、速くなるというメリットがありますが、その逆にデメリットとしては「融通が利かなくなる」ということがあります。
それまでは人間が、その時の状況に応じて柔軟に対応していたことも、対応できなくなります。
そのため、RPA導入に関連するタスクは全て定型的な内容に変更する必要があります。
具体的には、
・不要な作業の排除
・帳票や集計表などの入力ルールの変更
・入力シートのフォーマットや手順の変更
・システムの変更
・複数部門をまたぐ順序の変更
・非効率な作業の簡素化
など、様々な業務の見直しが必要になり、業務上のルールの再定義が必要となります。
この、ルールの再定義を行う際に、ECRSの決断をする必要が出てくるため、各部門のリーダーの決済が必要になります。
RPA導入の１～２ヶ月後にはこのようなルールの再定義をするための会議の実施が必要不可欠となるでしょう。
（３）現場業務（細かいやり方まで）を知っている人
RPAの導入に伴い、タスクやシナリオを作成するためには、細かい手順がわかっていないと作成することはできません。
例えば、経理業務を全くやったことがない人がRPAを作成するためには、経理メンバーからどのような手順で入力などをしているのかを聞き出す必要があります。
このように、RPAに置き換える業務は、普段は手作業でどのような業務をしているのかヒアリングを行います。動画を撮影することも良いでしょう。
（４）RPAのシナリオの制作者
最後に、RPAのシナリオを作成していく人物が必要となります。
RPAというと、システムに強い、PCに強いメンバーでないとできないと思われがちですが、現在のRPAは非常に簡単であり、システムに強くないメンバーでも問題ありません。
Excelにおける基本的なショートキーや、IF関数など基本的な関数が理解できていれば十分なレベルです。
以上、4者がRPA導入に必要となります。
ただし、この４者は兼務でも構いません。
RPA導入に伴い、それぞれの会社に合った進め方で導入し、プロジェクトを進めていくことが必要となります。
RPA導入を検討されている会社様は是非ともご相談ください。
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